La dématérialisation de la commande dans le B2B : un incontournable
Aujourd’hui, la puissance du numérique dans la modernisation des relations entre partenaires économiques n’est plus à démontrer. Certaines organisations l’ont bien compris, qu’elles soient dans le domaine public ou privé. Elles ont intégré très tôt les nouvelles technologies dans leur activité. D’autres le font progressivement, par étapes.
Néanmoins, afin de rester compétitives et pouvoir répondre à la demande de leurs clients, les entreprises, notamment celles de taille importante ou intermédiaire, n’ont plus le choix : elles doivent aujourd’hui accélérer leur transformation numérique.
La dématérialisation de la commande publique
De façon à s’inscrire dans une démarche d’exemplarité, l’Etat français s’est lancé depuis 2013 dans une stratégie de transformation numérique de ses services. Plusieurs projets qui impactent la façon de travailler des entreprises ont été menés. Parmi eux, la dématérialisation de la facture, qui a été instituée dès 2014, puis celle de la commande publique.
Depuis le 1er octobre 2018 en effet, tous les marchés publics dont le montant estimé est supérieur ou égal à 25 000 € HT doivent être publiés sur une plateforme en ligne. Ainsi, depuis cette date, les offres « papier » ne sont plus acceptées par les services de l’Etat. La dématérialisation de la commande publique constitue dès lors une obligation juridique.
Les acheteurs publics (l’État, les collectivités territoriales, les établissements publics…) publient dorénavant leurs appels d’offre via une plateforme appelée « profil d’acheteur ». Ils y déposent tous les documents relatifs à ces consultations menées pour des besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services. Tous les éléments nécessaires sont ainsi à la disposition des prestataires qui souhaitent répondre à ces appels d’offres.
C’est aussi à travers cette plateforme que les opérateurs économiques vont faire acte de candidature. Les documents demandés sont donc obligatoirement transmis par voie électronique. De fait, tous les échanges entre les acheteurs publics et les entreprises qui proposent leurs services sont dématérialisés.
Les avantages de la mise en place de ce type de plateforme dans le secteur public
La plateforme permet de garantir la sécurité et l’intégrité des échanges par horodatage. Cela signifie que la date et l’heure auxquelles un document est déposé ou une action effectuée sont gardées en mémoire.
Pour les administrations publiques, le coût administratif des mises en concurrence est réduit de 5 à 20 %.
Pour les entreprises, les avantages se traduisent par une transparence accrue, moins de contraintes administratives et un accès simplifié aux marchés publics.
La dématérialisation des échanges entre acteurs économiques s’étend également de plus en plus au secteur privé.
La dématérialisation des commandes entre acteurs économiques dans le secteur privé
Tout comme l’Etat, de grands groupes tels que Carrefour ou Air France mettent à la disposition de leurs fournisseurs, partenaires ou clients des plateformes en ligne. Les entreprises qui souhaitent continuer à travailler avec ces géants de l’économie française n’ont plus le choix. Elles doivent passer par des plateformes où tout est dématérialisé afin de pouvoir travailler avec elles.
Les avantages de la mise en place de ce type de plateforme dans le secteur privé
- Réduction des erreurs
Les solutions numériques collaboratives ont accès à des données mises à jour en temps réel du fait de leur interconnexion avec les logiciels de gestion de données utilisés dans l’entreprise (ERP, PIM…). Les informations échangées sont ainsi d’une grande fiabilité puisque vérifiées en amont par les métiers concernés. En outre, l’automatisation de certaines tâches limite le risque d’erreurs ou d’oublis.
- Amélioration des relations entre partenaires
La mise en place de plateformes favorise la collaboration entre les différentes équipes impliquées dans l’accomplissement d’une action. Le but est de gagner en efficacité en simplifiant les différentes tâches et étapes qui débouchent sur une action.
Les process qui ont formalisés au sein de la plateforme permettent de mettre en place des workflows plus fluides qui vont favoriser les bonnes relations. Les procédures définies entre partenaires commerciaux, parfois contractuellement, sont obligatoirement respectées.
- Meilleure productivité
Les collaborateurs passent moins de temps à gérer des tâches rébarbatives. Plus de mises à jour et d’envois de fichiers Excell ou de mails intempestifs ! Le pilotage des projets se fait directement via la plateforme de même que le partage de documents (tableurs, présentations, fichiers textes…). L’échange d’informations se fait lui aussi à travers l’outil en ligne parfois au moyen de « tchat ».
- Gain de chiffre d’affaires
Comme vos équipes de vente passent moins de temps sur des tâches répétitives, elles peuvent en consacrer davantage à leur vrai métier : la vente.
En outre, ces plateformes offrent la possibilité de faire de la vente additionnelle ou complémentaire, de façon automatisée. Le client se voit proposer des services ou produits en lien avec ceux qu’il commande. Vos ventes peuvent ainsi augmenter, conjointement à la satisfaction de votre clientèle qui n’a pas besoin de faire d’autres démarches pour acquérir ce qui constitue un besoin pour elle.
Ainsi, les plateformes web sur lesquelles peuvent collaborer clients, fournisseurs et partenaires constituent des solutions innovantes pour les entreprises qui cherchent à augmenter leur productivité, à faire croître leur chiffre d’affaires et à améliorer durablement les relations avec leurs partenaires commerciaux.
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